Rencontrez nos experts
English Content

Articles récent

ICT Experts LuxembourgFocus PME PME : 15 outils indispensables pour optimiser le télétravail de vos salariés
15 outils indispensables pour optimiser le télétravail de vos salariés

PME : 15 outils indispensables pour optimiser le télétravail de vos salariés

Le télétravail est en plein essor. 20% des Français le pratiquent de manière courante ou occasionnelle et 65% des personnes travaillant dans un bureau se disent intéressées. Mais pour les PME, il nécessite des outils IT pertinents pour organiser le travail efficacement.

Productivité et bien-être accrus des employés, réduction des coûts immobiliers pour les entreprises… le télétravail bouleverse l’organisation du travail et l’exercice traditionnel des pratiques managériales. Cette modernisation nécessite un réajustement collaboratif pour les PME. Problème : leurs ressources informatiques (budget, personnel…) sont souvent limitées. D’où l’importance d’outils IT efficaces et d’une prise en charge partielle ou totale d’un Managed Service Provider. Inventaire des outils de collaboration pour un télétravail optimal.

Communication

Avec un travailleur nomade, la communication est primordiale. Afin qu’il ne rate aucune décision importante, aucune réunion et se sente partie intégrante de la vie quotidienne de l’entreprise.

Skype for business reste la référence pour les visioconférences. L’organisateur peut définir un statut pour chaque participant : simples spectateurs privés de parole, intervenants appelés à s’exprimer ou décideur qui peut intervenir quand il le souhaite, avec possibilité d’utiliser un tableau blanc et présenter des Powerpoint.

Les réseaux sociaux d’entreprise sont également recommandés pour favoriser une bonne communication interne. Ils constituent un bon moyen de créer du lien pour les télétravailleurs. Mais répondent aussi à la nécessité de disposer d’une information en temps réel. Slack permet ainsi de créer des salons de discussion privés ou publics au sein d’une équipe, en vocal/vidéo, d’envoyer des messages privés mais également de faire des partages d’écran, de documents… Une messagerie collaborative qui peut aisément réduire le nombre d’e-mails internes.

Sécurité

Le télétravail ce n’est pas seulement exercer son activité chez soi mais aussi en déplacement, dans le train ou en coworking, avec les risques que cela comporte : vol de matériel, perte d’informations… D’où la nécessité d’une sécurité sans faille. Les services de Cloud tels Dropbox ou Google Drive où les données sont cryptées sont une bonne base. Ils permettent la sauvegarde, le stockage et le partage de fichiers ainsi qu’un accès depuis n’importe quel dispositif. Pour éviter de perdre ses dossiers ou se faire pirater, Adbackup présente de sérieux avantages. Les documents des utilisateurs sont sauvegardés en ligne tous les jours dans des centres d’hébergement hautement sécurisés.

1Password est un gestionnaire de mots de passe avancé : il permet de gérer plusieurs trousseaux cryptés, tout en enregistrant une grosse quantité d’information voire des formulaires très complexes. Pour transmettre des documents sensibles, Zed! pro, sorte de cybervalise diplomatique qui fonctionne comme un fichier Zip ultra-protégé, peut s’avérer utile. Un dossier crypté où expéditeur et receveur ont convenu au préalable d’un mot de passe indispensable à son ouverture.

Coordination

Pour suivre en temps réel l’avancement des projets et les interventions de chaque collaborateur, les télétravailleurs peuvent s’appuyer sur des outils collaboratifs de gestion de tâches. Trello permet de référencer les projets, leur avancée et leur deadline, les tâches à effectuer et les personnes qui en ont la charge, avec la possibilité d’y intégrer des commentaires, fichiers… On trouve aussi Asana ou Evernote Business qui permet de centraliser les ressources avec possibilité de les enrichir par des notes, recherches… L’outil TeamViewer permet lui de prendre la main sur un ordinateur à distance. Pratique pour se faire guider ou bénéficier d’une assistance informatique. Enfin, pour préparer au mieux une réunion, Minute (GetMinute.com) invite les participants à rejoindre une interface sur laquelle un ordre du jour est établi avec le temps qui sera consacré aux différents points à évoquer.

Organisation

Des outils de gestion des tâches administratives facilitent aussi le quotidien du télétravailleur. Julie Desk, un secrétaire virtuel, gère la planification et la prise de rendez-vous du télétravailleur comme le ferait un assistant et l’annule ou le reporte en cas d’empêchement. WhosOff, lui, est un outil de gestion des congés très personnalisable. Il réunit les personnes par pôles ou équipes et identifie les congés, jours de récupérations, voire absences imprévues de chacun. Une manière aussi d’avoir une visibilité et un contrôle sur l’activité du télétravailleur. Autre outil pratique : Expensify. Une application qui gère les notes de frais. Le télétravailleur photographie sa note de restaurant, sa facture d’hôtel… et l’application identifie le type de facture, le montant… et la classe dans des dossiers configurés à l’avance. Un gain de temps aussi pour le service comptabilité.

Pas de commentaires

Laisser une réponse