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ICT Experts LuxembourgFocus PME 9 pièges à éviter pour changer son standard téléphonique d’entreprise
9 pièges à éviter pour changer son standard téléphonique d’entreprise

9 pièges à éviter pour changer son standard téléphonique d’entreprise

Téléphoner depuis son ordinateur avec son numéro de ligne fixe, répondre à un appel Skype avec son téléphone… Autant de nouvelles possibilités aujourd’hui offertes par la téléphonie d’entreprise. La transformation digitale et les systèmes voix sur IP simplifient les usages en optimisant les coûts. Mais dire adieu à votre ancien central téléphonique vous expose à des risques. Voici 9 points-clés à anticiper pour aborder le changement sereinement.

#1 La téléphonie et au-delà

Les communications unifiées font converger Internet et le téléphone. Elles peuvent s’adapter à tout type d’utilisation, simple ou plus complexe, fixe ou mobile. Vos besoins s’arrêtent-ils vraiment à la téléphonie fixe ? Souhaitez-vous en profiter pour migrer vers un système unifié ? Ou passer à un service entièrement géré par un prestataire ?

#2 Bien estimer les coûts

Changer sa solution de téléphonie peut engendrer des coûts supplémentaires qu’il est important de d’estimer en amont. Il faut envisager les coûts directs de l’entreprise, c’est-à-dire le coût du service (appels internes et externes) mais aussi les coûts indirects, relatifs à la productivité de vos équipes. N’oubliez pas que ce changement va impacter vos modes d’organisation et de communication pour les prochaines années.

#3 Recueillir les besoins des utilisateurs

Associer les collaborateurs dans la phase d’évaluation permet de mieux cerner les usages et de faire naître de nouvelles idées. Expliquez les raisons de ce projet de changement de téléphonie et les opportunités. Interrogez les collaborateurs sur les avantages et les inconvénients de la solution actuellement en place. Ils sont ceux qui la connaissent le mieux ! A l’issue de votre réflexion, n’oubliez pas de communiquer votre choix final, en l’argumentant à la lumière des informations recueillies.

#4 Comparer et tester

Vous avez défini vos besoins et identifié les solutions de téléphonie qui y répondent ? Il est temps de vous faire une idée concrète. Les fournisseurs de service de téléphonie disposent généralement de showrooms qui permettent de d’essayer les appareils en situation. C’est un moyen très efficace de reformuler son besoin avec l’aide d’un conseiller et de tester les fonctionnalités.

#5 La pré-visite : préparer l’intervention du technicien

Vous avez opté pour une nouvelle solution de téléphonie ? 
Il faut maintenant bien étudier votre infrastructure actuelle pour préparer l’installation de la nouvelle. En effet, les infrastructures de téléphonie IP diffèrent des infrastructures traditionnelles. Il existe des prérequis de câblage, d’architecture, de paramétrage informatique. La pré-visite réalisée par votre prestataire permet de s’assurer que l’installation des équipements pourra se dérouler dans de bonnes conditions.

#6 Décider du destin de votre ancien matériel

Le moment est venu de vous poser la question de vos anciens équipements. Seront-ils jetés, recyclés, revendus ou restitués à votre fournisseur de service ?

#7 Faciliter l’installation

La commande est passée et l’intervention du technicien planifiée.
Il est temps de prévenir vos collaborateurs et de s’assurer qu’ils se rendent disponibles pour l’intervention du technicien. Informez-les des plages horaires durant lesquelles une coupure de service peut avoir lieu.
Si vous êtes en charge de ce projet de changement de système téléphonique, rendez-vous disponible vous aussi lors de la venue de l’installateur. Munissez-vous de l’ensemble des documents : bon de commande, compte-rendu de pré-visite… Pensez que le technicien entre pour la première fois dans vos locaux. Il est donc important de le guider dans vos espaces de travail. De plus, il s’agit du moment où le projet prend forme. Il n’est pas rare de voir émerger de nouveaux besoins lors de l’installation. Et c’est bien normal, on ne peut pas toujours penser à tout !

#8 Accompagner le changement

L’impact d’un changement de système de téléphonie est souvent minimisé dans les petites structures. Pourtant, changer sans y être préparé peut avoir des conséquences sur la productivité et la qualité de service de votre entreprise.
Imaginez une personne en charge de la réception qui ne maîtrise plus à coup sûr le transfert d’appel… Plutôt ennuyeux, non ? La qualité de l’accueil téléphonique est une composante de l’image de votre entreprise. Elle ne doit en aucun cas être laissée au hasard.
Pour favoriser l’adoption de ce nouveau système, il est important de prendre un bon départ. La formation aux nouveaux équipements et fonctionnalités est primordiale.
Identifiez plusieurs collaborateurs à qui vous pouvez confier la mission d’assurer un soutien auprès de leurs collègues qui seraient plus en peine.
N’oubliez pas de prévoir une période de transition de quelques jours afin de laisser à vos collaborateurs le temps de prendre leurs marques avec ce nouveau matériel.

#9 Ajustez les services à la réalité du terrain

Faîtes le point avec votre fournisseur de services quelques semaines après le changement. Certaines bonnes idées ne semblent pas fonctionner ? De nouveaux besoins ont émergé ? N’oubliez pas que la téléphonie IP permet à votre fournisseur d’activer et désactiver des fonctionnalités à distance. Il peut vous guider dans la prise en main de ces nouveaux services, vous aider à optimiser vos usages et vos coûts en continu.

La communication téléphonique doit s’adapter aux nouveaux besoins des petites et moyennes entreprises. Les évolutions technologiques, avec la migration de l’analogique vers le numérique voulue par l’Union européenne, offrent désormais un large éventail de possibilités nouvelles à l’ensemble des acteurs économiques du marché.

Dans la fonction de product manager au sein de POST Telecom, mon rôle est de suivre l’évolution d’un produit et de veiller à la bonne adéquation des solutions offertes avec les besoins des acteurs. J’accompagne donc la vie d’un produit, de son lancement sur le marché à la gestion de sa fin de vie, pour garantir la plus grande efficience opérationnelle à chacun de nos clients. Plus particulièrement, je m’occupe des solutions de téléphonie fixe.

Mon parcours professionnel, depuis la sortie d’une école de commerce avec une spécialisation dans le domaine de la télécommunication, m’a amené à développer mes compétences dans de nombreux domaines. J’ai eu l’occasion de travailler en agence de communication et marketing digital, pour des éditeurs de logiciels dans le domaine de l’audiovisuel et des opérateurs de services télévisés, avant de rejoindre le groupe POST.

J’apprécie de me mettre au service des clients ou du marché, pour permettre à chaque organisation de relever de nouveaux défis. La téléphonie a un impact évident sur la performance des sociétés. De nouvelles solutions de communication unifiée, au départ du cloud, doivent faciliter les échanges, la transmission des communications, pour mieux connecter les personnes entre elles. Mon rôle est d’accompagner les PME dans cette transition vers la téléphonie numérique, en leur permettant d’accéder aux solutions qui répondent à leurs besoins spécifiques, mais aussi en les sensibilisant aux nouvelles possibilités qui s’offrent à elles.

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