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Flex Office - Comment gagner au jeu des chaises musicales?

Sans bureau fixe : comment gagner au jeu des chaises musicales ?

Le Flex Office, dernière tendance en matière d’aménagement des bureaux, consiste à changer de poste de travail chaque jour. L’objectif ? Favoriser la collaboration entre les équipes et optimiser les coûts. 

9h15. Vous arrivez enfin au bureau avec 15 minutes de retard. Comme chaque jeudi, vous devez avancer sur un projet transversal qui réunit des membres de différents services. Vous scrutez l’open space mais votre équipe projet est introuvable. Arrivé au deuxième étage, après une rapide enquête, vous retrouvez enfin leur trace. Ils sont installés sur un îlot au fond du plateau. Problème, tous les postes de travail à proximité sont déjà occupés… Résultat : vous vous retrouvez isolé à l‘autre bout de la pièce.

Nouveaux modes de travail

La transformation digitale entraîne un changement culturel profond dans nos manières de travailler. Poussées par la nécessité d’innover en permanence, les entreprises invitent désormais leurs salariés à abandonner le fonctionnement en silo pour collaborer davantage. Ainsi, les équipes projets transversales – qui embarquent différents métiers – se multiplient. Il n’est pas rare de réunir un juriste, un développeur, un UX designer et un responsable IT pour mener un projet à bon port dans un délai réduit. Or, le traditionnel open space avec ses places attitrées au sein d’une équipe métier ne se prête plus guère à ces nouveaux modes de travail. La preuve, les salles de réunions sont prises d’assaut par ces équipes projet éphémères, tandis que les bureaux individuels se vident à vue d’œil.

Adapter son lieu de travail à sa mission

Start-up et grands groupes rivalisent d’imagination pour inventer des lieux plus flexibles, qui favorisent l’échange, la productivité et la créativité. Le Flex Office est envisagé comme la réponse adaptée pour de plus en plus d’entreprises.

L’idée est simple, donner la possibilité aux salariés de devenir « nomades ». Les places ne sont plus attribuées. Chaque matin, le salarié sans bureau fixe cherche donc un poste de travail disponible où s’installer, qu’il devra libérer en fin de journée.

Cette nouvelle organisation s’accompagne souvent d’une politique de télétravail qui permet à chacun de choisir le meilleur lieu pour accomplir sa mission du jour. Travailler chez soi pour être plus concentré et gagner en productivité – on estime en effet que les salariés qui travaillent de chez eux sont 30% plus productifs que les autres – dans un tiers-lieu pour réduire son temps de transport ou au bureau pour échanger avec ses collègues et faire avancer les projets.

Outre la multiplication des échanges, le bureau flexible permet également aux entreprises de réduire leurs coûts liés à l’immobilier. En effet, alors que l’espace de travail représente le second poste de dépenses des entreprises, on estime aujourd’hui à 60% seulement l’occupation des stations de travail mises à disposition des salariés. Avec l’adoption du Flex Office, près de 20% de ces places de travail pourraient être supprimés, soit une réduction significative des coûts immobiliers mais aussi une économie substantielle de consommation de chauffage et d’électricité.

Faciliter l’adoption grâce à une expérience augmentée

Pour être vraiment efficace, cette nouvelle organisation demande de petits coups de pouce. Ainsi, les outils digitaux peuvent éviter certaines conséquences fâcheuses, comme la perte de temps que représente chaque jour la recherche d’un espace de travail.

Pour contourner le problème d’allocation des places lorsque l’on doit travailler en équipe, il est utile de s’équiper d’un système intelligent qui mixe planification et détection de l’occupation des bureaux. L’application dédiée permet de localiser une équipe projet ou un collaborateur en particulier. Puis le système détermine la place disponible la plus proche en fonction des gens avec qui le collaborateur a besoin d’échanger. Mieux encore, les salariés peuvent réserver un poste de travail, pour quelques heures ou la journée, afin d’être sûr de pouvoir reconstituer leur équipe de travail du jour.

Dans le cas où la personne n’a pas de contraintes particulières, l’application peut simplement lui signaler où se situent les places disponibles en temps réel et même lui indiquer comment s’y rendre, en localisant son smartphone grâce à la triangulation du signal d’émetteurs Bluetooth placés à différents endroits dans le bâtiment.

Un capteur de présence connecté sur un réseau Sigfox, LoRa, WiFi ou cellulaire peut également être installé sous chaque bureau. A la manière des Smart Parking, ce capteur est relié à un voyant de couleur qui signale l’état de disponibilité de chaque poste de travail. Vert = libre ; rouge = occupé ; orange = réservé pour plus tard.

Toutes ces fonctionnalités permettent de raccourcir la phase d’adaptation des salariés et de faciliter leur adoption du Flex Office. Actuellement, plusieurs cabinets de conseil, banque ou industriels au Luxembourg sont en phase de test avant un potentiel déploiement à grande échelle.

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