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Réunions virtuelles ou comment sortir du vortex du travail à distance ?

Réunions virtuelles ou comment sortir du vortex du travail à distance ?

La communication est le plus grand défi des collaborateurs qui font équipe à distance. Quand chacun travaille depuis un coin différent de la ville ou du monde, il faut se doter des bons outils collaboratifs.

L’hyper-spécialisation des talents conduit les entreprises à former des équipes éphémères et internationales pour des projets spécifiques. Le succès de ces collaborations repose avant tout sur des relations fructueuses entre tous les participants du projet. Alors comment faire travailler une équipe qui ne partage pas la même salle de réunion ni la même machine à café ? Pour communiquer efficacement leurs idées et leurs besoins, les intervenants ont besoin d’outils de collaboration sans faille qui répondent à 3 objectifs majeurs.

#1 Réunir tout le monde au même moment

Le gros problème des réunions, c’est d’abord réussir à les planifier. Les agendas des collaborateurs sont devenus très complexes entre le travail à distance, les déplacements professionnels ou le développement du temps partiel. Si ces réunions physiques peuvent se convertir en réunions virtuelles, alors les délais se raccourcissent et la productivité augmente. C’est ce qui explique l’explosion des applications telles que Skype, Hangout ou Slack qui répondent aux nouveaux besoins opérationnels grâce au virtuel.

#2 Augmenter l’expérience

Parmi les caractéristiques de ces systèmes, il y a la possibilité d’incorporer la voix, l’image ou le chat, de partager un bureau virtuel, des fichiers textes ou audio, de créer des documents éditables en même temps par tous… Bien gérées, ces réunions virtuelles s’avèrent plus efficaces que les réunions conventionnelles, notamment parce qu’elles sont moins propices à la dispersion.

#3 Dépasser les problèmes techniques

Une réunion virtuelle doit avant tout être simple et accessible. L’objectif ? Eliminer toute barrière technologique. C’est pourquoi les systèmes actuels permettent à l’organisateur d’envoyer une invitation commune via un simple client mail. L’invitation contient toutes les options pour rejoindre la réunion en choisissant le mode le plus approprié au contexte du participant :  voix, vidéo, messagerie instantanée… Quel que soit le réseau ou les terminaux à disposition. Plus besoin d’un ordinateur, les smartphones personnels ou les tablettes professionnelles permettent de se connecter directement à partir d’un navigateur sans rien installer.

Ainsi, les outils de réunions virtuelles de nouvelle génération se sont parfaitement adaptés au travail nomade et aux nouvelles formes de collaboration. Mais pour fédérer autour de projets communs il faut aussi savoir se réjouir de ses succès. Une étape souvent négligée par les équipes distantes. Alors, à défaut de pouvoir se féliciter autour d’un verre, pensez aussi aux conférences virtuelles pour saluer des victoires collectives, un contrat signé ou un projet terminé !

En quelques années, la communication en entreprise a considérablement évolué. Avec l’arrivée de nouvelles générations d’utilisateurs, les organisations doivent intégrer de nouveaux outils. A côté de l’e-mail et du téléphone, la messagerie instantanée ou encore la vidéo-conférence prennent une place de plus en plus importante dans les échanges professionnels. Pour assurer une collaboration optimale, il est désormais essentiel d’unifier l’ensemble de ces moyens de communication.

En tant que Product Manager au sein de POST, ma mission est de concevoir et d’apporter au marché les meilleurs produits de communication intégrant voix, vidéo, partage de données et collaboration. C’est un domaine d’activité passionnant, qui évolue rapidement et qui concerne directement l’utilisateur final.

J’aime accompagner la transformation des moyens de communication de l’entreprise en mettant en œuvre des solutions pérennes, adaptées au marché, anticipant les usages à venir. A travers cette démarche, la volonté est toujours de faciliter la vie de chaque utilisateur et de lui garantir la meilleure expérience.

Pour y parvenir, il faut pouvoir analyser les changements à l’œuvre pour mieux envisager les technologies qui seront indispensables dans le futur. Il faut prévoir et anticiper, en étant au contact des derniers développements technologiques. Par exemple, considérant la part croissante occupée par la vidéo dans nos communications, il est important de faire évoluer dès à présent les environnements d’entreprise pour en faciliter l’usage.

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