MiFID II & enregistrement des conversations : réussir l’implémentation d’une nouvelle politique interne (1/2)

Le compte à rebours est lancé pour les professionnels du secteur financier qui doivent mettre en application la directive MiFID II au 1er janvier 2018. Son champ d’application très étendu est guidé par la volonté de transparence et de traçabilité des transactions financières, opérées par des sociétés d’investissement. De nouvelles obligations doivent être respectées en matière d’archivage des conversations entre clients et conseillers en investissement. A l’heure où les professionnels du secteur doivent valider leurs réponses opérationnelles, revenons sur les obligations de la directive et les points clés d’une implémentation réussie.

 

I. Quelles communications doivent être archivées ?

Celles qui permettent au client de prouver une erreur de la part de sa société d’investissement et aux autorités régulatrices de condamner les abus.

 

  • Les communications en lien avec une transaction
    MiFID II requiert d’assurer la traçabilité de toute communication « en lien avec une transaction » entre la société d’investissement et ses clients, relatives à la réception, la transmission ou l’exécution des ordres. Les conversations qui relèvent du conseil en investissement sont également concernées, puisqu’elles sont susceptibles d’aboutir à la signature d’un contrat.

 

  • Tous les modes de conversations
    L’obligation d’enregistrement s’applique à tous les moyens de communications : réunion physique, appel depuis une ligne fixe ou mobile, SMS, chat, vidéo, etc. Tout ce qui a été dit ou écrit au client doit être archivé. Retranscrit par écrit s’il s’agit d’une rencontre physique, enregistré et archivé dans le cas des e-mails et des conversations téléphoniques. Les entreprises ont l’obligation d’informer leurs clients de l’enregistrement des conversations et de rester conforme aux exigences de la CNPD sur le traitement des informations personnelles. Enfin, les données doivent être conservées pendant cinq ans.

 

  • Tous les interlocuteurs concernés
    L’obligation s’étend aux agents qui travaillent en free-lance, aux conversations internes entre employés et agents commerciaux ainsi qu’à toute la chaîne de transaction (agence émettrice ou réceptrice).

 

II. Quelle solution choisir pour un management de données performant ?

 

La nécessité d’intégrer une nouvelle technologie
Alors que les communications écrites permettent de rechercher facilement certains mots-clés ou expressions, la nouvelle obligation d’enregistrement des appels vocaux va exiger le recours à des logiciels spécialisés. En effet, la plupart des solutions traditionnelles d’archivages de données atteignent leur limite avec la mise en place de MiFID II ; car dans le cas de la surveillance des appels vocaux, il ne s’agit pas uniquement de disposer d’un enregistrement de bonne qualité sur fixe ou mobile, mais surtout d’être en mesure d’exploiter ces nouvelles données. L’enjeu est de connaître leur contenu avec précision et de pouvoir y accéder aisément.
L’utilisation d’une solution intégrée de gouvernance de l’information pour collecter, archiver et analyser les différents supports de communication peut ainsi devenir un atout pour les sociétés de services financiers, obligées de s’adapter aux exigences réglementaires.

 

Les points clés d’une solution de gouvernance de l’information compatible avec MiFID II
Les nouvelles solutions doivent répondre à des exigences telles que :

  • Archiver tout type de communications électroniques : e-mail, chat, SMS
  • Rendre possible la connexion avec les outils d’enregistrement d’appels
  • Disposer de fonctions de recherche très abouties
  • Proposer un management centralisé de toutes les données de communication
  • Intégrer un rapport de suivi et de reporting complet
  • Présenter un dispositif de sécurité renforcé (double encryption par exemple)

 

Découvrez les 6 étapes clés pour implémenter une nouvelle politique d’enregistrement des données !

 

 

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