Une solution de « pull printing » : oui mais à quel prix ?

Le partage des périphériques d’impression, première approche de rationalisation des coûts liés à la gestion documentaire, est un principe largement répandu dans une majorité d’entreprises. La mutualisation des ressources engendre toutefois deux problématiques majeures : comment garantir un niveau de confidentialité convenable à chaque utilisateur, et comment éviter tout risque de visualisation inappropriée d’informations sensibles ?

Pour adresser ces 2 problématiques, de nombreuses solutions logicielles, aux appellations diverses, sont apparues : « Pull printing », « Follow-me printing » ou « Find-me printing ».

 

Le « pull printing »

Leur concept initial de rétention des travaux d’impression et d’obligation de la présence physique du détenteur des documents devant le périphérique pour les libérer, a ouvert la voie au développement de nombreuses fonctionnalités. Citons, entre autres :

  • Les règles par profil ou application,
  • Les services d’impression et de numérisation à partir de devices mobiles,
  • La conversion de documents scannés vers les formats Office ou PDF interrogeable,
  • L’indexation de documents scannés pour intégration dans une GED ou app métier,
  • L’édition de rapports d’aide à la gestion opérationnelle,
  • Etc.

Ces évolutions ont amené de nombreuses entreprises, notamment celles qui possèdent un parc de périphériques conséquent ou celles pour qui la protection des données est vitale, à opter pour des solutions de type « pull printing ».

 

Quel investissement ?

Chaque éditeur a développé un système de licensing propre : nombre d’utilisateurs et/ou de périphériques, fonctionnalités activées ou nombre de serveurs d’impression à gérer par exemple.
Selon le choix du produit, les fonctionnalités retenues, le type d’authentification – avec ou sans lecteur de cartes d’accès – et de la complexité des prestations d’implémentation, l’investissement moyen se situe entre 700 à 1 000 € par périphérique. A ce montant, il faut ajouter les coûts de support qui représentent environ 250 € par périphérique pour 5 ans.

 

Quels retours ?

Les bénéfices indirects, comme ceux liés à la diminution des risques de divulgation de données confidentielles, restent extrêmement difficile à quantifier. Par contre, les bénéfices immédiats, mesurables, des solutions de « pull printing », sont à prendre en compte au moment de faire votre choix. Ces économies sont engendrées par le principe même de fonctionnement de la solution : pour être imprimé, chaque document doit faire l’objet d’une action volontaire et réfléchie de l’utilisateur.
Les économies directes sont donc réalisées à trois niveaux :

  • Tout document non récupéré est automatiquement supprimé de la file d’attente virtuelle,
  • Avant impression, l’utilisateur peut choisir, via l’écran du périphérique, de ne pas imprimer les documents inutiles et de les supprimer de la file,
  • Le propriétaire récupère ses copies immédiatement, évitant ainsi les oublis ou les mélanges avec d’autres documents dans le bac de sortie.

Les éditeurs estiment que les travaux non imprimés représentent entre 15 et 25% du volume global d’impression (certains vont même jusqu’à 35% !). D’expérience, une fourchette d’économie comprise entre 15 et 18% est beaucoup plus réaliste.

 

 

Au regard des coûts d’investissement et de support, une solution de « Pull printing » peut donc s’autofinancer sur une durée d’utilisation classique d’un périphérique d’impression, même en faisant abstraction de toute considération économique moins palpable telle que : la consolidation du parc d’impression, la réduction des frais de gestion des serveurs d’impression, l’amélioration de la continuité des services, la disponibilité de statistiques précises permettant d’optimiser l’utilisation du parc…

Avec la démocratisation du « pull printing » , certains constructeurs proposent maintenant des solutions « light » destinées aux PME n’ayant que quelques postes de travail et ne disposant pas de serveur d’impression. Celles-ci n’intègrent pas les mêmes fonctionnalités que celles évoquées plus haut mais permettent, à moindre coût, de renforcer la sécurisation des périphériques d’impression via l’authentification des utilisateurs, et de bénéficier des avantages de la fonctionnalité « Follow-me printing ».

 

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