Du concept MPS au concept MDS : une évolution logique ?

Le concept de Managed Print Services (MPS), dont l’industrialisation a pris son véritable essor au début des années 2000, tend à évoluer avec les dernières avancées technologiques liées à la gestion documentaire. Qu’il s’agisse de Cloud printing, de mobilité, de serverless printing, de follow-me printing, d’identification des utilisateurs ou de création de rôles différenciés, l’introduction de nouvelles fonctionnalités permet aujourd’hui de faire évoluer le concept de MPS vers le concept de Managed Document Services (MDS).

 

Des services enrichis

Il ne s’agit plus de réduire ces services aux périphériques d’impression, mais de les convertir en une infogérance plus globale pouvant enrichir les services classiques. Le MDS apporte de nouvelles fonctionnalités comme :

  • l’intégration des périphériques dans les workflows metier,
  • la sécurité des systèmes et des informations,
  • l’accès aux périphériques à partir de devices mobiles,
  • l’impression distribuée au sein de l’entreprise,
  • la mutualisation des ressources via les services d’hébergement Cloud,
  • la mise à disposition de rapports d’aide à la décision,
  • etc.

 

Le recours à l’externalisation

Cette évolution dans les concepts représente un nouveau champ d’opportunités pour optimiser ou accéder à une solution, convergente et maîtrisée, de gestion des documents. Se pose alors la question du choix entre la prise en charge en interne et l’externalisation de la gestion de son infrastructure documentaire.

L’externalisation représente véritablement un choix stratégique ne pouvant être dicté que par un souci d’améliorations fonctionnelles et opérationnelles complétées par un gain économique quantifiable et mesurable.

À ce titre, des critères précis doivent être formulés en ce qui concerne le choix du prestataire et de nombreuses questions doivent être posées :

  • La solution proposée est-elle développée afin de s’adapter parfaitement aux impératifs de l’entreprise ?
  • Le prestataire prévoit-t-il un plan d’amélioration continue basé sur des indicateurs mesurables ?
  • Si des services d’hébergement sont retenus, est-il apte à fournir une solution entièrement gérée et sécurisée ?
  • Les budgets de migration et d’exploitation sont-ils prédictibles ?
  • Des mesures contractuelles vous permettant de conserver une complète maîtrise des services sont-elles prévues ?
  • etc.

 

Managed Document Services au Luxembourg : deux catégories de prestataires 

Deux catégories principales de prestataires sont susceptibles de fournir des contrats gérés de type MDS au Luxembourg.

Les constructeurs. La majorité des constructeurs, qu’ils soient issus du monde de la copie ou celui de l’impression, disposent d’une offre MPS pouvant intégrer diverses fonctionnalités avancées.

Les offres de services gérées, proposées par les constructeurs sont donc susceptibles de répondre à des demandes exigeantes avec toutefois un bémol car, de manière logique, les constructeurs privilégient le placement de leurs périphériques d’impression et des logiciels de management associés. Dans le cadre d’un parc mixte, l’interopérabilité du monitoring et de l’accounting n’est donc pas garantie.

D’autre part, si les serveurs de monitoring, d’accounting et de consolidation des logs ne sont pas installés « on premises », leur hébergement se fait généralement hors du Luxembourg. Une situation rédhibitoire pour les sociétés assujetties aux règles PSF et guère appréciée par les autres.

Les intégrateurs. Les intégrateurs présentent un mode de fonctionnement différent. Majoritairement issus du monde de l’IT, ils travaillent sur la base de partenariats conclus avec plusieurs constructeurs de périphériques d’impression et des éditeurs de logiciels indépendants de toute marque, afin d’être en mesure de construire des solutions flexibles et émancipées de toute contrainte d’exclusivité. Ce sont souvent des acteurs avec un pouvoir décisionnel local, garantissant réactivité et confidentialité des données pour les intégrateurs qui disposent de leur propre infrastructure Cloud.

Il conviendra toutefois d’étudier le degré de partenariat que les intégrateurs entretiennent avec leurs fournisseurs et de s’assurer que les prestataires détiennent les certifications des constructeurs et éditeurs nécessaires à la réalisation des tâches de déploiement et de support.

Finalement, que le projet de gestion documentaire soit géré de manière autonome ou par le biais d’une externalisation via une approche MDS, aucune organisation ne pourra s’affranchir de cette réflexion et de ces différents questionnements si elle souhaite continuer à se développer.

 

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