Archivage légal électronique et PSDC : renverser la charge de la preuve

La loi sur l’archivage électronique au Luxembourg aura trois impacts majeurs. Elle va donner naissance à un nombre restreint d’opérateurs certifiés, créer par là un marché attractif pour l’archivage électronique au Luxembourg. Enfin, elle va permettre aux entreprises de renverser la charge de la preuve.

Le projet de loi N°6543 déposé à la Chambre des députés le 13 février 2013 relatif à l’archivage électronique va permettre à des opérateurs certifiés par l’ILNAS d’obtenir le statut de Prestataires de Services de Dématérialisation ou de Conservation (PSDC).  Ils pourront alors, sous réserve du respect d’un cahier des charges très strict, mettre en œuvre les moyens appropriés pour numériser les documents, en conserver la version électronique puis détruire les originaux papiers, avec les économies d’espace et de manutention que l’on imagine ! Les copies numériques ainsi créées seront présumées être conformes aux originaux. C’est un point essentiel qu’on n’évoque pas souvent : les entreprises faisant appel à ces PSDC bénéficieront d’un renversement de la preuve au bénéfice de la copie électronique. La loi reconnaît la copie numérique comme valable. En cas de litige, la justice devra appliquer cette présomption de conformité de la copie à l’original : il incombera à la partie  adverse de démontrer que la copie n’est pas conforme. Last but not least : le juge ne pourra plus rejeter comme mode de preuve une copie, même si la version originale du document existe encore, ce encore une fois si la copie a été effectuée et conservée selon les règles : c’est la clé de voûte du projet de loi !

 

Inscrit dans la loi

Le Luxembourg inscrit donc dans la loi une norme d’archivage électronique très souvent galvaudée. Combien de fois n’entends-je pas parler d’archivage légal alors qu’il ne s’agit juste que d’une solution plus ou moins probante. Le processus à suivre par les opérateurs intéressés a une composante technique, qui définit de façon très rigoureuse la façon dont on doit dématérialiser, conserver et accéder aux documents. Il comprend aussi tout un volet organisationnel et business. Dans un premier temps, les prestataires feront l’objet d’audits annuels réalisés par des professionnels eux-mêmes accrédités par l’ILNAS. Celui-ci mettra en ligne un référentiel détaillant les choix techniques possibles. Les PSDC auront la liberté de ceux-ci, avec en contrepartie une obligation de transparence sur ces choix vis-à-vis de leurs clients. Les PSDC auront l’obligation de les informer sur les conditions et modalités de la numérisation et de la conservation. En cas de cessation d’activité, ils auront encore celle d’assurer le transfert des documents électroniques en leur possession vers un autre opérateur certifié.

 

Issu à plus de 80 % de la norme ISO 27001

Le cahier des charges à suivre n’a pas été conçu « from scratch ». Il part, à plus de 80 %, de la norme ISO 27001.  Cette « Règle technique d’exigence et de mesures pour la certification » des PSDC aura un impact très important sur l’ensemble de leur organisation, tant technique que business. Elle va créer un cadre unique et très rigoureux pour l’archivage électronique légal. De par l’adoption de règles parmi les plus contraignantes en Europe, le Luxembourg devrait devenir un espace très attrayant pour des groupes internationaux susceptibles de centraliser leurs archives numériques dans le Grand-Duché, à des fins d’efficacité, de modernité et de réduction des coûts.  Tout comme le label PSF a permis de valoriser l’image des établissements financiers, la certification PSDC pourrait bien donner une longueur d’avance au marché luxembourgeois de l’archivage électronique.

 

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