Outils de collaboration et de gestion de l’information : vers des modèles à la fois flexibles et structurés ?

Alors qu’arrivent sur le marché de la collaboration et de la gestion de l’information d’entreprise de nouveaux modèles portés par des éditeurs connus du grand public comme Google, Facebook et Dropbox, les acteurs historiques de ce domaine comme Microsoft, IBM et EMC pourront-ils résister ? Est-il possible de maximiser la flexibilité des interactions entre les utilisateurs tout en conservant toutes les garanties de sécurité requises par l’information d’entreprise ? Enfin, cette évolution est-elle compatible avec le contexte du marché Luxembourgeois ?

 

La flexibilité et l’intuitivité d’un côté

Il existe différents critères à prendre en compte pour bien choisir un outil de collaboration et de gestion de contenu. Le côté flexible et intuitif des outils présentés par Facebook, Dropbox ou Google est reconnu depuis longtemps dans le sens où personne ne suit de formation pour les utiliser. Ils se sont développés dans le monde de la collaboration et de la mobilité et intègrent naturellement des fonctionnalités essentielles comme la capacité de suivre des personnes ou des documents et de recevoir automatiquement des informations sur l’activité des autres utilisateurs. Ils fournissent tous une ou plusieurs applications compatibles avec la plupart des smartphones et tablettes du marché.

Mais l’entreprise ne prend pas uniquement en compte ces composantes des réseaux sociaux. La régulation tient également une place importante dès que l’on parle de gestion documentaire. Avec FB@Work, Facebook a développé un outil extrêmement flexible mais qui manque encore d’options pour structurer, approuver et protéger les informations sensibles des entreprises. Pour convaincre ces dernières, il faudra certainement faire la démonstration que la flexibilité ne se fera pas au détriment de la sécurité et du contrôle.

 

La force de la structure de l’autre

À l’inverse, Microsoft dispose déjà avec SharePoint d’un outil qui peut être installé directement dans l’infrastructure des entreprises ou utilisé en mode service dans la version en ligne de SharePoint (intégré dans Office 365). Ce modèle structuré a déjà démontré sa capacité à s’adapter aux différentes procédures des organisations. L’enjeu, aujourd’hui, est de rendre l’utilisation de SharePoint plus agréable et plus intuitive, tout en conservant les fonctionnalités historiques qui ont poussées les organisations à l’adopter. C’est d’ailleurs dans cette optique que Microsoft a racheté Yammer en 2012, un pur réseau social d’entreprise qui a progressivement remplacé le flux de nouvelles et les fonctionnalités sociales de SharePoint.

 

La particularité du Luxembourg

Mais comment se porte le marché de la collaboration et de la gestion de l’information au Luxembourg ? Ce pays est doté d’un historique de régulation et de sécurité qui dépasse largement le monde de l’IT. La plupart des organisations ont déjà un ou plusieurs outils comme SharePoint, Documentum ou Alfresco qui permettent de garantir le suivi des informations vitales pendant tout leur cycle de vie. En parallèle, les entreprises demeurent de faibles utilisatrices de réseaux sociaux d’entreprise alors que la demande pour plus de flexibilité est croissante.

La conséquence est visible. Les intranets demeurent fort statiques et ne sont bien souvent mis à jour que par une poignée d’utilisateurs, tandis que le mail reste le seul moyen de satisfaire les besoins de partage de l’information et d’interaction avec les autres. Il est rare de trouver dans les entreprises luxembourgeoises des fonctionnalités participatives propres aux réseaux sociaux comme la capacité de suivre et de mentionner des collaborateurs ou des documents, d’utiliser des hashtags pour créer facilement des communautés virtuelles, ou encore de « liker » un document pour qu’il émerge à d’autres endroits.

Pourtant, les organisations gagneraient à transformer leurs utilisateurs consommateurs d’information en utilisateurs acteurs et engagés dans la vie de l’intranet. De tels outils collaboratifs permettent de briser les hiérarchies d’informations préétablies et de rassembler les utilisateurs en communautés thématiques qui n’auraient jamais pu voir le jour avec un système traditionnel. Et si ces outils sont bien intégrés aux valeurs et aux règles de l’entreprise, le sentiment d’appartenance à l’organisation s’en trouvera renforcé.

 

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